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El recurso de planificación de viaje está diseñado para ayudar a los viajeros con sus arreglos de viaje de negocios UW. Esta guía complementaria debe usarse junto con las Políticas de viaje de UW-Madison. Tenga en cuenta que esto está destinado a viajes individuales. Se pueden aplicar requisitos adicionales para viajes en grupo. Póngase en contacto con su oficina de negocios de la división para obtener más información.

Una tarjeta de compras emitida por UW o la responsabilidad personal La tarjeta de viaje corporativa de US Bank (Mi tarjeta corporativa) son los métodos de pago preferidos para todos los boletos de avión relacionados con negocios, tarifas de servicio de agencia de viajes, costos de alojamiento, tarifas de registro y costos de alquiler de automóviles. Los gastos adicionales incurridos durante el viaje se pueden pagar con My Corporate Card o con fondos personales. En raras circunstancias, los viajeros pueden recibir un adelanto en efectivo para cubrir sus gastos. Consulte a continuación para obtener más información sobre cada opción de pago.

• Tarjeta de compra: una tarjeta de compra es una tarjeta de crédito Visa de responsabilidad civil otorgada a un empleado de UW por US Bank y vinculada a Universidad fondos. A menudo, las compras de tarjetas las realiza un coordinador de viajes del departamento en lugar de un viajero individual. Si no tiene una tarjeta de compra a su nombre, consulte con su departamento para ver si hay un coordinador de viajes que pueda hacer reservaciones en su nombre o consulte el Procedimiento 300.1 – Solicitud, activación y registro de tarjeta de compra. Nota: Si se realiza una reserva con la tarjeta de compra de otra persona, prepárese para proporcionar un mecanismo de pago alternativo (por ejemplo, Mi tarjeta corporativa) en caso de que el proveedor exija que la tarjeta esté presente en el momento del check-in / retiro.

• Mi tarjeta corporativa: Mi tarjeta corporativa es una tarjeta Visa de viaje corporativo de responsabilidad civil de US Bank emitida a un empleado de UW para gastos de viaje y relacionados con la actividad comercial. Gastos reembolsables cargados a Mi Tarjeta corporativa se reclaman a través de e-Reimbursement y se pagan directamente a US Bank, por la Universidad, en nombre del titular de la tarjeta. Para obtener más información y para aplicar, vea Mi Tarjeta corporativa.

• ¿Qué es un vehículo de la flota y cuándo debo usar uno? Un vehículo de la flota es propiedad de la Universidad y mantenido por UW – Madison Facilities Planning and Management. Los vehículos de flota están disponibles en el campus de UW – Madison y pueden ser utilizados por empleados para oficiales Universidad negocio. Vehículos de flota debería ser su primera opción para viajes de ida y vuelta mayores de 300 millas. Si elige usar su vehículo personal para un viaje de ida y vuelta que exceda las 300 millas cuando esté disponible un vehículo de la Flota, su reembolso de millas por millas será a una tarifa reducida. Vehículos de flota se puede reservar y facturar internamente a su departamento a través de la Flota de vehículos de Física.

• ¿Qué sucede si tengo que alquilar un vehículo? (Para más detalles, consulte la Política 201.D – Alquiler de vehículos y gasolina). Se requiere el uso del contrato Big Ten con Enterprise o National para empleados de UW, estudiantes de posgrado, invitados y consultores mayores de 21 años. edad viajando en la Universidad de negocios pagados. El estado de Wisconsin/ El contrato WSCA con Enterprise, National y Hertz debe ser utilizado por aquellos que no pueden obtener un vehículo según el contrato Big 10. Las reservas se pueden hacer de las siguientes maneras:

• Registros: las tasas de registro son pagaderas por la Universidad; Sin embargo, las actividades no relacionadas con el negocio u opcionales, como visitas turísticas, salidas de golf, actividades familiares, etc. no son reembolsables / pagables. Se alienta a los empleados a aprovechar descuentos significativos para registros anticipados. Ver la Política 201.S – Cuota de inscripción.

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