Las empresas de servicios financieros necesitan algo más que políticas para administrar el riesgo de las comunicaciones y el cumplimiento.

Los servicios financieros pueden ser una de las últimas industrias centradas en el cliente en las que las llamadas telefónicas de persona a persona siguen siendo un canal principal para hacer negocios. La fuerza laboral se está volviendo más joven, y los nativos digitales (aquellos nacidos en la era de Internet, comenzando por los millennials) traen sus propios estilos de comunicación, preferencias y canales de elección. Su insistencia en la comunicación por mensaje de texto y su legendaria aversión a las llamadas telefónicas que usamos en vivo representan un cambio significativo. Cuando considera que los Millennials estadounidenses (56 millones de individuos) y los generos (53 millones) representan un tercio de la población total del país, puede comenzar a comprender el alcance del cambio cultural al que deben adaptarse los lugares de trabajo.

Las firmas financieras no solo emplean a personas de estas generaciones más jóvenes, sino que también hacen una cantidad creciente de negocios con ellas. Como grupo, los estadounidenses menores de 50 años prefieren enviar mensajes de texto para asuntos comerciales y personales. De hecho, una encuesta de Gallup del 2014 confirmó que los mensajes de texto eran la forma más popular de “comunicación no personal” entre los adultos estadounidenses, y solo se ha vuelto más importante en los casi cinco años desde que se realizó la encuesta.

Para seguir cumpliendo con estas tendencias culturales y socioeconómicas, las empresas deben desarrollar un proceso integrado que incluya políticas, aplicación y archivo completo de todos los canales de comunicación. Permitir más aumentos de canales define el riesgo inherente, pero también lo hace operando en el supuesto de que los empleados y clientes acatarán prohibiciones molestas.

Por supuesto, es imperativo contar con una política formal que prohíba el uso de ciertos canales de comunicación electrónica y comunicarlo claramente a sus empleados. La certificación documentada de los empleados y el reconocimiento de la política no evitarán todas las posibles violaciones reglamentarias, pero sí ayudan a proteger a la empresa. Si una persona incumple deliberadamente la política, será responsable individualmente de las sanciones impuestas por FINRA o la SEC. Sin embargo, la política es solo el comienzo de la responsabilidad de la organización y representa solo un componente de un programa de cumplimiento y supervisión efectivo.

Todas las firmas financieras deben retener y supervisar de manera confiable el uso de todos los métodos de comunicaciones electrónicas que utilizan sus empleados para llevar a cabo negocios firmes, tanto externa como internamente. La empresa debe estar preparada para: responder rápidamente a las demandas del regulador o auditor de mensajes específicos; demostrar los métodos con los que se mantienen y el precio futuro de ethereum monitorear las comunicaciones para detectar posibles violaciones; e informe qué acciones, si las hay, toman cuando se descubre un incumplimiento.

Si un empleado está utilizando un canal que no está supervisado y no se lo retiene, sus acciones exponen a la empresa a un riesgo mayor que el de una infracción de cumplimiento. ¿Qué sucede si los mensajes contienen datos específicos del cliente que incluyen información de identificación personal (PII) y se produce una violación de la seguridad? ¿Qué sucede si los mensajes contienen detalles específicos de la empresa que comprometen la reputación de la empresa y rompen la confianza con los clientes? ¿Qué pasaría si alguna combinación fuera de límites y mensajes retenidos expone una brecha en la supervisión de la empresa y caiga en los sistemas, flujos de trabajo y gobernanza actuales? Ninguna de estas cuestiones será prevenida por la existencia de una política de prohibición. De hecho, la política por sí misma hace muy poco para reducir el riesgo si y cuando los empleados deciden ignorarlo.

Además de las posibles violaciones y las multas resultantes, vale la pena considerar que las políticas de prohibición impopulares tienen un impacto negativo en la productividad de los empleados y las relaciones con los clientes. La competitividad de su empresa en la contratación de empleados y clientes podría verse comprometida como resultado de la prohibición de los canales de mejora de la productividad del uretano, como la mensajería de texto SMS y las redes sociales (linkedin, twitter, etc.) y las plataformas de colaboración de la fuerza laboral, tales como equipos, microsoft y otros. Si no está convencido de que este es un tema que vale la pena resolver, pregúntele a los asesores qué tan cómodos se sienten al responder “solo puedo comunicarme con usted por correo electrónico” cada vez que un cliente envíe un mensaje de texto con una solicitud oportuna. Para llevar para 2019

Como revela el informe de la encuesta de cumplimiento de comunicaciones electrónicas de 2018, los canales de comunicación modernos, como las redes sociales, los mensajes de texto y las plataformas de colaboración tienen una gran demanda tanto de clientes como de empleados que valoran la velocidad y la eficiencia que ofrecen estos nuevos canales. Al mismo tiempo, los reguladores están incrementando su foco de Amazon en sus nuevos canales, y están imponiendo multas elevadas cuando se encuentra que las empresas son deficientes en sus esfuerzos de supervisión y registro.

Los mensajes de texto, las redes sociales, las plataformas de colaboración y los dispositivos móviles son el futuro de las comunicaciones comerciales y su empresa debe estar preparada para enfrentar esta nueva realidad. Le recomendamos que actualice los procedimientos de supervisión escritos de su empresa (wsps) para incluir todos los canales de comunicación potenciales, y haga lo que haga, no confíe en la prohibición. La prohibición de canales simplemente no funciona, y al prohibir un canal, garantiza efectivamente que no se está monitoreando. Inevitablemente, esa decisión volverá para atormentarte.

El punto clave que debe tener en cuenta a lo largo de 2019 es que, dado que su empresa permite que las comunicaciones modernas aumenten la eficiencia de su fuerza laboral, es fundamental capturar y supervisar todas las comunicaciones relevantes para un monitoreo y supervisión proactivos. La alternativa solo conduce a mayores riesgos de daños a la reputación y multas cada vez más dolorosas.

Afortunadamente, las plataformas de archivo integrales pueden proporcionar la base necesaria para desarrollar y supervisar una política de comunicaciones que sea conveniente y compatible. Estas plataformas son compatibles con la captura, retención, supervisión y reddit confiables del mercado y la rápida recuperación de mensajes y registros para los canales de comunicación, desde mensajes de correo electrónico y mensajes de texto / SMS a mensajes instantáneos y actualizaciones de sitios web. La implementación proactiva de los sistemas adecuados y la adopción conforme a los canales comerciales electrónicos convencionales protegerán a su empresa mucho mejor que las políticas prohibitivas que de todos modos se ignoran de forma rutinaria. A medida que surjan nuevos patrones de riesgo y abuso, los reguladores ajustarán sus prácticas de investigación. Por ejemplo, ahora solicitan con frecuencia documentación de respaldo que detalla cómo funciona su programa de cumplimiento, además de los registros de mensajes retenidos a través de numerosos canales de comunicación.

Sus clientes y empleados desean usar aplicaciones y mensajes de texto para los beneficios obvios que brindan en términos de eficiencia y alcance, y con la moderna tecnología de archivado, puede adaptar sus preferencias al mismo tiempo que reduce el riesgo y agiliza las auditorías y el descubrimiento electrónico. Por supuesto, la política todavía debe prohibir los canales que no pueden ser archivados y controlados correctamente (eG, snapchat, confide, etc.), pero muchos pueden ser adoptados y apalancarse de forma segura para mejorar su negocio. competitiva y ágil.

Dicho sin rodeos, ya es hora de incorporar las preferencias de comunicaciones digitales de su cliente en las políticas y procesos de gobierno de su empresa. Después de todo, los teléfonos inteligentes y los mensajes de texto han sido un fenómeno global durante más de una década. Ninguna persona menor de 35 años entenderá las prohibiciones continuas de los mensajes de texto, y la mayoría de las personas mayores de 35 años también quieren usarlo. No le dice a los clientes que se niega a usar Internet debido al riesgo de violaciones de datos; admitir que no puede devolverles el mensaje de texto es probable que suene igual de ridículo. Al final, si su cliente o prospecto está al tanto de las empresas que han implementado soluciones de archivo integrales y permiten el uso de las aplicaciones de comunicación más populares, pueden tener la sensación de que su empresa no está interesada en hacer un esfuerzo adicional para servirlas y protegerlas. Sus datos y activos.

Implementar soluciones que satisfagan a los clientes, a los trabajadores productivos y a los reguladores satisfechos es un negocio inteligente para todos. Además, las mismas soluciones reducen el riesgo, ayudan a detectar el fraude corporativo y hacen responsables a todos los miembros del comité de ética. Nunca sabemos cuándo una nueva aplicación asesina causará otro cambio radical en la cultura de las comunicaciones. A medida que más de nuestras herramientas y entornos personales y comerciales se vuelvan inteligentes e interconectados, los canales de comunicación convergerán y se multiplicarán. Estar listo para adoptarlos de manera compatible y administrada por el riesgo mantendrá a su empresa de servicios financieros lista para la próxima generación de clientes, empleados y regulaciones.

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