El proyecto 2 de Toastmasters posee su bandeja de entrada, es dueño de su día, invierta en usted mismo la decisión de Bitcoin etf

De vez en cuando escucho un podcast donde el presentador entrevista a un autor, y surge la pregunta de por qué el entrevistado escribió su libro. La respuesta suele ser algo así como: “Tuve que escribir este libro”, o “Me sentí obligado a escribirlo” o “Algo dentro de mí estaba a punto de estallar … No podía escribirlo”. son dos temas para mí que me vienen a la mente cuando escucho eso. Esta publicación es una de ellas.

En la revelación completa, el contenido de este discurso fue influenciado por el material que se puede obtener en David Allen Resolviendo las cosas (GTD) libro y metodología, así como de los podcasts de Eficiencia Asiática (Episodio 1, Episodio 2) sobre este tema. Todavía tengo que leer Obteniendo cosas Hecho, pero estoy lo suficientemente familiarizado con la metodología. Leer el libro está en mi lista de tareas pendientes.

Aunque no me sentía 100% seguro de dar el discurso antes de leer el libro, soy un gran defensor de Inbox Zero. Trabajo en una empresa muy grande, y cuando vi a alguien escribir una publicación en un blog sobre cómo administran su bandeja de entrada, tenía algunas preocupaciones. Su enfoque, aunque factible, implicó una gran cantidad de categorización y etiquetado. Pensé que mi enfoque era más eficiente y ahorro de tiempo. No creo que sea perfecto, y puedo tener cambios después de leer el libro. Así que sin más preámbulos, aquí está Toastmasters Speech # 2: Invierte en ti mismo: Own Your Bandeja de entrada, Propia tu día:

Una gran parte de mi trabajo diario gira en torno al correo electrónico. Es la forma principal en que envío y recibo comunicaciones con mis colegas. Sin embargo, me estaba dando cuenta de que constantemente estaba luchando con ‘tratar de mantener el ritmo’ con la constante ráfaga de correos electrónicos que entran. Tenía problemas para volver a contactar a personas con correos electrónicos críticos, pero también estaba haciendo un ‘muy buen trabajo’. de estar al tanto de los correos electrónicos que, en retrospectiva, eran menos importantes. Tenía que encontrar una manera de planificar, procesar y priorizar mi bandeja de entrada.

Antes de continuar, quería proporcionar un breve descargo de responsabilidad. El enfoque que estoy por describir es lo que funciona para mí. Esta no es la única solución a sus problemas de correo electrónico. Estos son algunos pasos que he tomado que me ayudan a administrar mejor mi día. Siéntase libre de aplicar uno, algunos o todos estos conceptos de diferentes maneras que se ajusten a su rutina diaria. Al final del día, haz lo que funcione mejor para ti.

Hay 20 correos electrónicos no leídos en nuestra bandeja de entrada. Hay innumerables banderas rojas repartidas en todo marcado ‘Para seguimiento’. La bandeja de entrada principal tiene varias subcarpetas para categorizar los correos electrónicos porque, ya sabes, planeamos buscarlos de nuevo algún día. Por último, pero no menos importante, en la Bandeja de entrada principal, hay más de 4.000 correos electrónicos no leídos. Probemos de pasar de algo así a algo como esto …

En esa ventana, puede reorganizar el contenido y ordenar que las cosas aparezcan en la barra de herramientas Pasos rápidos. En la captura de pantalla de arriba, ‘Archivar’ es el primer paso rápido. También tengo una tecla de atajo asignada a esta acción. Con solo presionar algunas teclas rápidas (personalmente CTRL + SHIFT + 1), puedo archivar rápidamente un correo electrónico con el que estoy listo. A la derecha de eso, también configuré un paso rápido para Crear una tarea (con mi clave de atajo personalmente siendo CTRL + MAYÚS + 2) con el correo electrónico como un archivo adjunto. Le explicaré cómo funciona todo esto en breve, pero en resumen, cuando un correo electrónico requiere alguna acción de seguimiento, puedo configurar rápidamente una tarea para rastrear esas acciones y adjuntar el correo electrónico dentro de esa tarea.

La otra cosa que debe configurarse es crear una, y solo una, carpeta de archivo. Aquellos de nosotros que llevamos mucho tiempo en el correo electrónico tenemos recuerdos de las dificultades de encontrar correos electrónicos viejos. Sin embargo, las capacidades de búsqueda de Outlook han mejorado mucho con los años. La otra cosa en que pensar es lo que se conoce como el “tradeoff / sort tradeoff”. ¿Con qué frecuencia retiras correos electrónicos viejos? Probablemente con menos frecuencia de lo que piensas Entonces, ¿por qué pasas tanto tiempo tratando de ordenarlo en la carpeta correcta? Volcar todo en uno carpeta de archivo, y tenga fe en las herramientas de búsqueda. Ahora que hemos sentado las bases, hablemos sobre cómo usarlo. El proceso

• Descripciones: por último, en el cuerpo de la ventana de tareas, ingrese las descripciones significativas que lo ayudarán más adelante. Esto podría incluir elementos de acción que deben completarse antes de que la tarea se complete por completo, las fechas en que se completen los elementos de acción y cualquier información adicional que pueda ayudarlo cuando trabaje en la tarea más adelante. Tiendo a olvidar las cosas fácilmente, así que aprovecho esta área para ayudarme a recordar los detalles que serían útiles al trabajar la tarea.

Usted tiene muchas opciones para clasificar y / o agrupar tareas. Una opción es ordenar / agrupar por estado. Un estado que puede ser útil es “Esperando a otra persona”. Puede que haya una tarea de la que usted es el responsable en última instancia, pero para que pueda continuar, necesita un producto de otra persona. Sin embargo, tenga cuidado con este estado: aunque espere algo de otra persona, usted es el responsable final de completar la tarea. Tiendo a establecer recordatorios semanales del calendario para mí mismo para verificar con personas asociadas con las tareas que soy responsable de completar.

Asegúrate de dedicar tiempo al proceso. Desarrolle una cadencia que le funcione, ya sea todos los días, algunas veces a la semana o una vez a la semana para hacer una revisión de tu bandeja de entrada. Evita la atracción a la distracción. Deshabilitar o disminuir las notificaciones. Personalmente, tengo mis nuevas notificaciones por correo electrónico configuradas en 3 segundos con 20% de transparencia. Olvidé cuál es el valor predeterminado, pero creo que es alrededor de 5-7 segundos, lo cual se siente como una eternidad y puede ser una gran distracción.

La siguiente diapositiva no fue en mi discurso oficial. Sin embargo, esta fue una diapositiva que quería incluir, pero tuve que ‘cortar por tiempo’. Decidí ubicarlo al final de mi documento de presentación, porque me gustó mucho, pero no cabía en los 5-7 minutos que me dieron. Sin embargo, mi discurso terminó siendo bien recibido, y uno de los otros Toastmasters solicitó asesoramiento sobre cómo separar correos electrónicos urgentes / no urgentes e importantes / no importantes. Habrías pensado que la planté en la audiencia. Me reí y saqué esta diapositiva en la Q&A que siguió. No podría haber estado más feliz que ella hizo la pregunta.

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