Cómo domesticar el monstruo del papeleo para su negocio ecuestre la revista de caballos a cuadros bitcoin mining roi

Compre una billetera o bolsa con cremallera en la tienda de suministros de oficina y pegue un lápiz o bolígrafo (cuestan aproximadamente $ 4.00 cada uno). Obtenga uno para cada vehículo y guarde uno en su maletín o planificador. Si tiene un empleado que está autorizado para hacer compras, obtenga uno para ellos también. Cuando reciba el recibo, asegúrese de anotar para qué es … “Gas para camión / remolque para XYZ Show”, o “Alimentos para el personal el sábado” o “Clips para cubetas dobles”. Si compra algo específico para un caballo o cliente, asegurarse lo nota para que pueda ser facturado más tarde. Es mucho más fácil escribir rápidamente una nota que intentar recordar lo que fue durante una semana más tarde. La fecha y la cantidad también deberían estar ahí y asegúrese de hacer un círculo para que sea más fácil ver. Esta bolsa también ayudará a mantenerlos secos y limpios porque ¿quién no se moja y ensucia en cada show? Cuando salga de la carretera y en la oficina, tome un sobre normal para colocar todos los recibos y luego marque en el exterior para qué sirve. Esto realmente ayudará a la facturación del espectáculo, por lo que se contabilizan todos los gastos. Foto de Lauren Mauldin

Si los recibos electrónicos no son una opción para todos los proveedores, también puede usar la bolsa con cremallera para los recibos domésticos. Coloque todo lo que haya adquirido durante el día en la bolsa y luego llévelo a la oficina. Evita que el recibo pase por el lavado porque los bolsillos no se han vaciado. Oh, los recibos (y cheques) que se han lavado … ¡al papel no le gusta el ciclo de centrifugado!

Otra solución para manejar recibos tanto en casa como en el camino es tomar una fotografía con la cámara encendida tu teléfono inteligente. Los tribunales han confirmado las imágenes de los recibos como documentación válida, especialmente porque muchos recibos están en papel donde la tinta desaparece después de un tiempo. Los recibos también se pueden almacenar utilizando el escáner en la copiadora.

Si usa QuickBooks para su contabilidad, ahora tiene una función que permite adjuntar recibos a las entradas en el registro. Por ejemplo, el camión / remolque se usa para transportar y usted obtiene combustible diesel en la carretera. El extracto de la tarjeta de crédito muestra el nombre de la estación de servicio, la ubicación y el monto total de la venta. A esa entrada en QuickBooks, ahora puede adjuntar una copia del recibo real que recibió en la bomba que muestra el costo por galón y verifica la compra.

Nuestra firma trabaja con muchos clientes que tienen este problema y personalizamos nuestros servicios específicamente para ayudar a quitarles esta carga de sus hombros. Un cliente está en el camino constantemente y no pudo hacer un seguimiento de los gastos. Configuramos un sistema donde los recibos y facturas son enviados por iPhone como una foto a nuestra oficina. El pago de la factura se registra y se adjunta una copia de la factura en el sistema. Los recibos se adjuntan cuando tarjeta de crédito los cargos vienen a través de la cuenta. Ya no está el portavasos en el camión lleno de recibos arrugados. Nuestro cliente recibe las facturas pagadas, los recibos registrados y el camión se mantiene limpio. Bueno … al menos el portavasos está limpio!

Todo esto puede parecer un poco molesto de hacer, pero tiene varias ventajas. Los gastos se contabilizan y se facturan porque se registran todos los recibos. Significa $$ en tu bolsillo en lugar de fuera. No más buscando el recibo para cerrar el año. Significa ahorrar tiempo recopilando información para fines tributarios. Y lo mejor de todo, las pesadillas desaparecen porque tu papeleo los monstruos son domesticados!

Pam Saul es un Tenedor de libros certificado (CB) y el fundador de Farm & Equine Business Services (F)&EBS) y Saul Bookkeeping, que reside en la Reserva Agrícola en el condado de Montgomery, Maryland, en la granja de 200 acres de su familia, Rolling Acres Farm. Oriunda de una ‘familia de caballos’, Pam es parte del equipo familiar de Rolling Acres Show Stables; sus hermanas, Patty Foster y Mary Lisa Leffler son dos de las mejores combinaciones de Trainer / Rider y sus padres, Samuel & Janice Nicholson ha corrido Rolling Acres Granja por más de 46 años. Los antecedentes de Pam la llevaron a comenzar su propio negocio de teneduría de libros teniendo conocimiento de primera mano de lo difícil que es mantener las finanzas para el negocio ecuestre.

Los antecedentes de Pam le brindan una comprensión única y puntos de vista de los cuales los clientes se benefician habitualmente. Utilizando servicios basados ​​en la nube, F&EBS puede trabajar con cualquier pequeña o mediana empresa ubicada en los Estados Unidos. Para las empresas que no están enfocadas en equinos, Pam recurre a sus 20 años como QuickBooks ProAdvisor y su estándar nacional como Contadora certificada que opera Saul Bookkeeping para cuidar las necesidades de contabilidad de esos negocios también.

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